وتتضمن تحديد الاحتياجات، واختيار الموردين، والتفاوض على العقود، وإدارة تسليم وأداء السلع والخدمات. تضمن إدارة المشتريات الفعالة حصول المؤسسات على أفضل قيمة لاستثماراتها، والحفاظ على معايير الجودة، والتقليل من المخاطر المرتبطة باضطرابات سلسلة التوريد.
فهم إدارة المشتريات
إدارة المشتريات ليست مجرد عملية شراء؛ بل هي وظيفة استراتيجية تتماشى مع أهداف المؤسسة وخططها، وتشمل:
تحديد الاحتياجات: فهم السلع أو الخدمات المطلوبة والمواصفات اللازمة لتحقيق الأهداف التجارية.
البحث عن الموردين: العثور على موردين موثوقين يمكنهم توفير السلع أو الخدمات المطلوبة بأسعار تنافسية.
التفاوض على العقود: وضع الشروط والأحكام التي تحمي مصالح المؤسسة وتدعم علاقات إيجابية مع الموردين.
إدارة الأداء: مراقبة أداء الموردين لضمان الالتزام بشروط العقد ومعالجة أي مشكلات قد تظهر.
عملية المشتريات
عادةً ما تتبع عملية المشتريات الخطوات التالية:
تحديد الحاجة: التعرف على الحاجة إلى سلع أو خدمات وتعريفها بوضوح.
اختيار الموردين: البحث وتقييم الموردين المحتملين بناءً على معايير مثل السعر والجودة والموثوقية.
التفاوض على العقد: الاتفاق على شروط تحدد توقعات ومسؤوليات الطرفين.
إصدار الطلب: إرسال أوامر الشراء إلى الموردين.
التسليم والفحص: استلام وفحص السلع أو الخدمات للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة.
الدفع وحفظ السجلات: معالجة المدفوعات والاحتفاظ بالسجلات للشفافية والمراجعة المستقبلية.
أفضل الممارسات في إدارة المشتريات
تؤدي تطبيق أفضل الممارسات في إدارة المشتريات إلى تحسين الكفاءة وتحقيق وفورات في التكاليف، وتشمل:
تحليل الإنفاق: تحليل أنماط الإنفاق بانتظام لتحديد فرص خفض التكاليف ودمج الموردين.
إدارة علاقات الموردين: بناء علاقات قوية وتعاونية مع الموردين لتحسين الأداء وتعزيز الابتكار.
إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة في سلسلة التوريد وتطوير استراتيجيات للتخفيف منها.
الامتثال والحوكمة: التأكد من أن أنشطة المشتريات تتماشى مع المعايير القانونية والأخلاقية للحفاظ على نزاهة المؤسسة.
تكامل التكنولوجيا: استخدام برامج وأدوات المشتريات لأتمتة العمليات، وتحسين الدقة، وتوفير بيانات لحظية تدعم اتخاذ القرار.
دور التكنولوجيا في المشتريات
تلعب التكنولوجيا دورًا محوريًا في إدارة المشتريات الحديثة. فمن خلال أدوات مثل منصات الشراء الإلكتروني، وبوابات الموردين، وبرمجيات إدارة المشتريات، يمكن للمؤسسات: أتمتة العمليات: تبسيط المهام المتكررة، وتقليل الأخطاء اليدوية، وتحرير الموارد للأنشطة الاستراتيجية.
تعزيز الشفافية: توفير رؤية واضحة حول أنشطة المشتريات، مما يعزز من المساءلة والثقة بين الأطراف المعنية.
تحسين اتخاذ القرار: الاستفادة من تحليلات البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن اختيار الموردين، والتسعير، وإدارة المخزون.
ضمان الامتثال: مراقبة وضمان الالتزام بشروط العقود والمتطلبات التنظيمية.
جولب: تحوّل في إدارة المشتريات في قطاع الأدوية
في صناعة الأدوية، تعتبر إدارة المشتريات معقدة للغاية بسبب اللوائح الصارمة، والحاجة إلى التتبع، والطبيعة الحساسة للمنتجات. توفر جولب حلاً شاملاً مصممًا خصيصًا لتلبية احتياجات الصيدليات والموزعين في هذا القطاع. تدمج منصة جولب عدة جوانب من العمليات الدوائية، منها:
إدارة المبيعات: تبسيط عملية البيع لتعزيز رضا العملاء وزيادة الإيرادات.
المشتريات: أتمتة عملية الشراء لضمان التوريد في الوقت المناسب وبطريقة فعالة من حيث التكلفة.
إدارة المخزون: تقديم رؤية لحظية لمستويات المخزون لمنع نفاد أو تكدس المنتجات.
الامتثال: ضمان الالتزام باللوائح مثل قانون لتتبع الأدوية والإبلاغ عنها.
التقارير والتحليلات: توفير تقارير قابلة للتخصيص لدعم اتخاذ القرار القائم على البيانات.
من خلال توحيد هذه الوظائف، تمكن جولب الشركات الدوائية من العمل بكفاءة أعلى، وخفض التكاليف، والحفاظ على أعلى معايير الامتثال والجودة.
فوائد تطبيق جولب
يمكن للمؤسسات في قطاع الأدوية تحقيق العديد من الفوائد من خلال اعتماد حل جولب لإدارة المشتريات، مثل: الكفاءة التشغيلية: أتمتة عمليات الشراء والمخزون تقلل من العبء اليدوي وتحد من الأخطاء.
خفض التكاليف: تحسين التفاوض مع الموردين وإدارة المخزون يؤديان إلى تقليل تكاليف الشراء.
الامتثال التنظيمي: تضمن ميزات الامتثال المدمجة الالتزام بالقوانين، مما يقلل من مخاطر الغرامات.
تحليلات قائمة على البيانات: الوصول إلى بيانات وتقارير لحظية تدعم التخطيط الاستراتيجي واتخاذ قرارات فعالة.
قابلية التوسع: تم تصميم المنصة لتواكب نمو أعمالك وزيادة حجم وتعقيد العمليات.
في الختام
تعد إدارة المشتريات الفعالة ضرورية للمؤسسات التي تسعى إلى تحسين عملياتها، وخفض التكاليف، والامتثال للوائح التنظيمية في قطاعها. ومن خلال الاستفادة من الحلول التكنولوجية مثل جوليب، يمكن لشركات الأدوية تبسيط عمليات الشراء، وتعزيز العلاقات مع الموردين، واتخاذ قرارات مدروسة تسهم في تحقيق النجاح على المدى الطويل.
